魅せる資料で仕事力アップ!パワポ師ほりの資料作成術ブログ

資料作成術を学ぶことで考え方が変わった。仕事のやり方も変わった。そしたら周りからの評価が上った!そんなパワポ大好きな口下手「パワポ師」が実践している資料作成の考え方やパワーポイントの使い方・テクニックをお伝えします。

相手目線でデキる資料を作る「伝わる化」

こんにちは、プレゼン資料デザイナーの「ほり」です。

 

時間をかけて綺麗な資料を作り上げても「何が言いたいの?」と突き返される資料。

そんなダメ資料は作りたくないですよね。

 

デキる資料を作るのに必要なステップがあります。

 

それは、中身を考えて考えて考え抜く、「伝わる化」

 

見た目だけじゃなくて、中身にもこだわった資料を作りましょう。

 

目次

 

 

「伝わる化」で必要なこと

以前の記事に、ダメ資料の条件として3つ挙げました。

1つ目が「目的が分からない資料」

2つ目が「言いたい事が分からない資料」

3つ目が「見た目が残念な資料」

ここでお話しするのは、2つめの「言いたい事が分からない資料」の対策です。

 

ダメ資料の条件などはこちら↓↓↓

pawaponist.hatenablog.com

 

そして、「言いたい事が分からない資料」にも大きく分けて3つのタイプがあります。

  1. 情報量が多すぎる
  2. 話にまとまりがない
  3. 必要と感じない

もし、あなたが作る資料が「伝わらないな~」と感じるのであれば、どこに原因があるのでしょうか?

ポイントは「相手目線」

簡単に一つずつ見ていきましょう。

f:id:pawaponist:20170621094053p:plain

「情報量が多くて伝わらない資料」対策

情報量が多くて伝わらないのだから、情報量を絞ればいい!

とまぁ、口で言うのは簡単です。

でもいざ、資料作成を行うと「あれもこれも・・・・・・」とどんどん情報が多くなってきます。

そこで生きて来るのが「相手目線」

伝えたい内容(自分から相手)ではなく伝えてほしい内容(相手)を意識してみましょう。

「もし、○○さんだったらこの話では△△のデータを求めて来るだろうな。でも、この□□のデータには興味を示さないだろう・・・・・・」という風に。

 

 

「話にまとまりがなく伝わらない資料」対策

会話で話がまとまらないのはよくあることです。私は。話すの苦手だし。

でも、資料であれば作成中は何度でも見直すことが出来ます。

「話しにまとまりがない」つまり、「論理的構成」になっていないということです。

機会があれば詳しくお話ししますが、SDS法やPREP法など様々な論理構成が知られています。まずはそれをお手本として作り上げるのをお勧めします。

ポイントは「骨格を作ってから順番を入れ替える

  • 「日本の住所のように大きなこと(全体)から小さなこと(詳細)へと話を進める」
  • 「過去から現在・未来へと話を組み上げる」
  • 上の2つを行ってから、再度見直して話の順序を入れ替える。

この流れで資料の構成を作り上げれば、「全く伝わらない」といった事態は防げます。

仕上げに、「相手目線」に立ち、相手が求める情報を強調(肉付け)するとより効果的です。

 

 

「必要と感じない資料」対策

一番難しいのが、「これ、私には必要ないな」と思われないようにすること。

本当は素晴らしい内容の資料なのに、伝え方一つで「不要」と判断されてしまう恐れがあります。では、どうすればよいのか?

これも「相手目線」で考えてみましょう。

「これは○○という点が素晴らしいから欲しくなる(伝わる)はず」

ではなく、

「△△だからこれが欲しい(これはおもしろい)」

 

これを意識するだけでワンランク上の資料になるでしょう。

 

どのポイントも「相手目線」

伝えるべき相手を知り、相手が欲しがる情報を集めて、相手が興味持つような話の流れにするということです。

ま、口で言うのは簡単ですが、なかなか実践するのは難しいです。

焦らず一つずつ意識していきましょう。

 

 

プレゼン資料デザイナー パワポ師のほりでした(*´・д・)ノ