魅せる資料で仕事力アップ!パワポ師ほりの資料作成術ブログ

資料作成術を学ぶことで考え方が変わった。仕事のやり方も変わった。そしたら周りからの評価が上った!そんなパワポ大好きな口下手「パワポ師」が実践している資料作成の考え方やパワーポイントの使い方・テクニックをお伝えします。

「わかりやすい資料」は○○までの時間が短い

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わかりやすい資料って何ですか?

 

 

とある会社のAさんのお話を例に挙げましょう      

 

「明日、クライアントに提案しに行くから、その時に使う資料を作ってくれ。」

 

朝、上司に呼び出されて資料作成の指示を受けたAさん。

時間をかけて頑張って資料を作りあげる。

昼前に提出すると・・・上司はさっと目を通しただけで、

 

もっとわかりやすい資料を作ってくれ。

 

そういわれて資料を返される。

 

「パッと見ただけでろくに読まずにわからないのは当たり前じゃないか!!」

 

と、Aさんは心の中で叫びながらも、訂正を繰り返しました。

 

何度も何度も。訂正訂正また訂正。

 

苦労して作り上げたのは夕方。1日仕事でした。

 

そんなことは日常茶飯事だったそうです。

 

 

このAさんは何に気を付ければ良いのでしょうか?

ポイントは「さっと目を通しただけで返される」ということ。

もちろん、じっくり読み込んでないので内容が分かりやすいかどうか・・・を判別しているのではありません。

上司の言う「わかりやすく」というのはどういう事なのでしょうか?

 

少し考えてみてください。

 

 

 

 

いかがですか?

 

 

 

 

 

私はAさんにこうアドバイスをしました。

 

各項目タイトルの文字サイズを大きくして目立たせてください。」とだけ。

 

そうすると、その後、Aさんが作る資料をさっと見ただけで返されることが無くなったそうです。

 

そう、タイトルを大きくすることで、どこに何が書かれているかをすぐに理解できるように仕向けたのです。

 

初めて見る資料は内容を知らないのは当然ですが、どこに何が書かれているかも、知りません。

大事なことは

一目で流れが分かるかどうか

Aさんの上司は、全体像がすぐにわかるかどうかを判断していたのです。

 

 

今回の「わかりやすい」というのは

全体を理解するまでの時間が短いかどうか

でした。

 

 

相手によって状況によって「わかりやすい」の判断基準が異なります。

 

すごく難しい事ですが、相手を見ればわかることもあります。

 

相手に思いやりを持った資料を。

 

役立つ資料を。

 

 

ぜひ、タイトルのサイズを大きくしたりして流れが見える資料を作ってみてください。

 

パワポ師のほりでした!!

 

 

 

今さら聞けない?図形と文字の色設定の基本


資料を整えるために、絶対に必要な事の一つ。

 

文字と図形の色を変える。

完全に初期設定の色だけで作り上げる場合を除き、確実に設定を変えていきます。

 

でも、いざ色を設定をしようとすると、文字じゃなく図形・テキストボックスの色が変わってしまったり・・・

操作が慣れない間は混乱する方も少なくありません。

図と文字の色設定は別々のメニューから行うのです。

 

では、まずどの部分の色が変えられるのかを把握しましょう。

 

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色が変えられる部分は

  • 図形の塗りつぶし
  • 図形の枠線
  • 文字の塗りつぶし(文字の色)
  • 文字の枠線

以上の4つがあります。

実は、意外と「文字の枠線」が変えられることを知らない人も多いんです。
図に示すとこんな感じ。

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設定の方法はテキストボックスや図形を選んだ時に出て来る「描画ツール」タブから設定する事が出来ます。

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※PowerPoint2010の画面です。それ以外のバージョンでも基本的メニューは同じなので似た場所を探してみてください。

 

もちろん、「ホーム」タブの中にも設定メニューはあるのですが、ここには「文字の枠線」のアイコンが表示されていません
それが、文字の枠線も変えられる事を知らない人がいる原因かもしれませんね。

 

描画ツールを選択すると、リボンに「図形のスタイル」「ワードアートのスタイル」のグループが表示されます。
それぞれの右端に、塗りつぶしと枠線の色を変えるアイコンがあります。
そこを選べば好きな色を設定する事ができます。

 

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実際に、どこの色が変わっていくのか、操作しながら覚えてくださいね。


例えば・・・図形の色を設定してみるとこんな感じ。

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そして、文字の色を設定してみるとこんな感じ。

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文字色を背景と同じ色にして(今回は白)枠線に色を付けると、いつもと違ったオシャレ感が出せますね!え?違う?好きなんだけどな・・・

 

 

今回はPowerPoint操作の基本、色の設定でした。
色は他にもグラデーション写真を入れたりすることも出来ます。
色の設定だけでいろんな表現が出来るので、またの機会にご紹介します。

出来れば楽しみに待っていてください(笑)

 

まずは楽しく設定をいじって、色の変化を楽しんでみてください!

 

 

Let's Enjoy PPTLife!

パワポ師のほりでした(*´・д・)ノ

デキる資料に欠かせない「魅せる化」

良いコンテンツを持っている。

伝わる構成を考え抜いた。

資料を作る技術は持っている。

 

あと一つ、必要なのは・・・

 

資料を「魅せる化」する力!!

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なにそれ?って感じですね。

 

資料作成の工程に必要な最後の仕上げの事です。

 

良いものを、良いようにちゃんと魅せる。

 

そんなテクニックや技術が必要です。

 

例えば、有名ブランドのお菓子が手元にあるとします。

それを新聞紙とラップでくるんで相手に渡すと、どんな風に見えるでしょうか?

 

とても「有名ブランドのお菓子」とは思ってもらえませんね。

 

逆に手作りと思わせて「うまい!」と言わせることが出来るかもしれませんが・・・

 

でも、資料の場合は、見た目が雑なものだと、見てももらえません

 

残念ですがそれが現実です。

 

どんなに良いコンテンツだとしても。

どんなに伝わりやすい構成だとしても。

 

第一印象・見た目で判断してはいけない!とよく言われますが、

判断されてしまうんです。

 

資料の場合は「綺麗・カッコいい」だけではありません。

 

大事なのは

「読みたい!」

「見たい!」

「わかりやすそう!」

と、思ってもらえるかどうか。

 

最初に見る気を持たせるテクニック。

アイキャッチやきちんとした段落分け・分類分け・図解など。

それが「魅せる化」

 

見てもらって、意図したところに興味を持ってもらえるようなテクニック。

文字のサイズや配置・色の使い方など。

それが「魅せる化」

 

「魅せる化」はデザイン要素が強い内容になります。

 

でも、デザイナーやアーティスト・芸術家になるわけではありません。

 

必要最低限かつ効率的な表現を学んで行きましょう。

 

「魅せる化」とは?といった感じで外枠だけお話ししましたが、これからお役に立てるような情報をお伝えしていきます!

 

それでは!

 

良い資料作成を!

 

パワポ師ほりでした!

意外と知らない!?テキストボックスの入れ方は2種類ある!?

 

 

テキストボックスの入れ方は2種類!?

PowerPointの資料に必ず入る要素の一つといえば・・・


文字!!

 

普段はどうやって文字を入れていますか?


もちろん、「テキストボックス」ですね。

 

では、そのテキストボックスの入れ方が2種類あるのは知っていますか?

 

それは、テキストボックスメニューの位置!・・・ではありません。

 

無意識に使いこなしている人もいるかもしれませんが、改めて聞かれると。。。?な方がほとんどです。

その2つの入れ方とは。。。

  • クリックで入れる方法
  • ドラッグで入れる方法

の2つです。

 

テキストボックスを入れるアイコンを選択すれば、マウスカーソルが下のようなカーソルになります。

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カーソルが変わった後に、クリックで入れるかドラッグで入れるかの違いです。

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大きな違いは何なのか・・・それは

 

文字の入り方です

 

目次

 

 

クリックで入れるテキストボックス

では、それぞれの特徴についてみてみましょう。

まずはクリックでテキストボックスを入れる方法です。

入れ方の違いで文字の入り方が異なることは先ほどお話ししました。

ではどう違うのか。

 

クリックで入れたテキストボックスに文字を入力していくと・・・

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文字は折り返されずにずっと横に伸びていきます。

文字の量に合わせてテキストボックスのサイズが変わるので、無駄な余白がなくなります。

が、長い文章を入れたりすると、後のテキストボックスの調整が面倒です。

 

 

ドラッグで入れるテキストボックス

一方で、ドラッグでいれたテキストボックスに文字を入力すると・・・

 

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入れたテキストボックスの幅に合わせて、文字が折り返されるんです。
この方法でのメリットは、決めた範囲に文字・文章を入れられる!という事です。

が、無駄に広く作ってしまうと、変な余白が出来てしまいます。

 

使い分けのポイント

ではどういう事を基準に使い分ければ良いのでしょうか。

それは・・・

単語 or 文章

特に大きく差が出るのが編集作業の時です。

例えば、単語を入れたテキストボックスを並べたとしましょう。

そのテキストボックスを範囲選択するとき、上手く選べなくてイラっとすることがあるかもしれません。

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単語を入れるときは、クリックでテキストボックスを入れる。

文章を入れるときは、ドラッグでテキストボックスを入れる。

 


まとめ

どちらの入れ方の方が良い!っていうことはありません。

どんなふうに編集していくかをイメージしながら、テキストボックスの使い分けをしてみてください。

 

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Let's Enjoy PPTLife!!

 

パワポ師ほりでした(*´・д・)ノ

 

 

 

近道よりコツ!良い資料を作るコツは○○る事!

何かを習い始めたりすると、「早く上達したい!」って、思いますよね。

私もよく思います。
何より上達してる過程がたのしかったり。。。

PowerPointを使った資料作成術を教えている時も、「早く上達したい!」って声を聞きます。

では、資料作成術の上達の近道はないのでしょうか?

はっきり言います。

そんなすぐには上達しないよ?

そんなすぐには上達しないよ?

大事なことなので二回言いました。


でも、コツはあります。

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それは、真似ること。

※パクりはダメです。

自分が良いと思った資料の表現をアレンジして真似て見てください。


例えば、あの資料のタイトルの付け方が良いと思えば、それを参考にしてみたり。


真似を繰り返すうちに気がつけば上達してます。

真似、楽しいよ?

たくさん真似して良い資料をたくさん生み出してくださいね!

パワポ師のほりでした。

資料作成を楽しむソフトの学び方

プレゼン資料デザイナー パワポ師の ほり です。

 

 

あなたは何の「ソフト」を使って資料を作りますか?

パワーポイント?ワード?エクセル?それとも……

 

何を使おうとも、初めて「ソフト」を使う時は機能も何一つわからない状態。

本屋に行けば「初めての○○」みたいな本はたくさんありますが、それを見て完全に理解できる人はなかなかいません。

私も理解できません。

 

では、使う「ソフト」について何を学べば良いのでしょうか。

 

ここでは、「ソフト」の学び方について、資料作成のステップの1つである「見える化」としてお話しします。

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目次

 

 

資料の見える化とは?

よく巷で言われている「見える化」とは、普段目に見えないものを数値化したりすることでよりわかりやすくする事というイメージで使われています。だいたいね。

資料の「見える化」もほとんど同じです。

頭の中で考えた内容・コンテンツを、他の人にわかりやすく伝えるために「資料」という形で「見える化」する(作る)ということ。

なので、資料に求められるものはわかりやすいということ。

グラフ化したり、表にしたり、図解に落とし込んだりと、様々な方法があります。

私はパワーポイント!と、叫んでいますが(心の中で)グラフも表もほとんどエクセルさんで作ります。

あまりこだわり過ぎず、それぞれの表現に適したソフトを見つけて、触ってみてください。

 

ではどんな風に「資料」を作るソフトについて学んでいくのでしょうか。

 

 

目指す資料をイメージ

まずは、どんな資料を作りたいかをイメージしてみてください。

手書きなどで、ラフ案を描くのが良いでしょう。

そのラフ案を見て、どんな表現をしたいのかを考えます。

そうすれば、その資料を作る上で必要な「機能」が見えてきます。

印刷して配る資料を作る!って考えているのに「アニメーションの設定」を学んでも仕方無いですしね。

もちろん、始めはどんな機能があるかもわからないと思います。最初はシンプルな資料を心がける。そして、資料1つずつにつき1個ずつ新しい機能を見つけて試してみる。

そうすれば、どんどんとソフトの扱い方が良くなります。

初めからテクニカルな機能を使い倒す!なんて考えないようにしてください。

「できない」事に対して「面白くない」ってなってしまいます。

 

せっかくやるなら面白く。

少しずつの成長を楽しむ!って気持ちで。

 

もちろん、一気に成長したい方は、ご連絡頂ければお手伝いします!

 

 

効率的に作るには?

 慣れてきて、たくさんの機能を使いこなせるようになれば次のステップです。

より速く、効率的に作れるか。

同じ時間で今より良いクオリティのものを。同じクオリティで今より半分の時間で!など。

そのポイントは、「設定」と「ショートカットキー」です。

私の周りのかたはあまり「設定」について触れる人がいません。

実は「設定」だけで時間が大幅に短縮できたりすることがあります。パワーポイントでもワードでもエクセルでも。きっとその他のソフトでも同じことが言えます。

初期設定からオリジナル設定を試してみましょう。設定は一度いじれば頻繁に変更することはないので、一回だけじっくり時間をかけてみましょう。

ショートカットキーも、なかなか覚えられないと思います。ただ、パワーポイント・ワード・エクセルでは共通するショートカットキーが多くあります。自分がどんな操作を多く行っているかを考えて、それに対するショートカットキーを調べてみてください。

 

私が一番初めに覚えたのは、「Ctrl+S 上書き保存」です。

 

毎回マウスでクリックするよりも、さっと押せばすぐに保存できます。

 

今では癖になっています(´・ω・)

 

 

 

 

ソフトを学ぶポイントは・・・

 

機能を学ぶのではなく、扱い方を学ぶ

これにつきます。

 

あなたはどんな資料が作りたいのでしょうか?

それにはどんな機能があれば良いでしょうか?

普段行う作業で一番多い行動は何でしょうか?

それをショートカットキーや設定で素早く行えないでしょうか?

 

ただ作るよりも、効率的に作る!

 

そうすれば、少しは楽しくなります!

 

資料作成、楽しんでください!

 

パワポ師の ほり でした(*´・д・)ノ

相手目線でデキる資料を作る「伝わる化」

こんにちは、プレゼン資料デザイナーの「ほり」です。

 

時間をかけて綺麗な資料を作り上げても「何が言いたいの?」と突き返される資料。

そんなダメ資料は作りたくないですよね。

 

デキる資料を作るのに必要なステップがあります。

 

それは、中身を考えて考えて考え抜く、「伝わる化」

 

見た目だけじゃなくて、中身にもこだわった資料を作りましょう。

 

目次

 

 

「伝わる化」で必要なこと

以前の記事に、ダメ資料の条件として3つ挙げました。

1つ目が「目的が分からない資料」

2つ目が「言いたい事が分からない資料」

3つ目が「見た目が残念な資料」

ここでお話しするのは、2つめの「言いたい事が分からない資料」の対策です。

 

ダメ資料の条件などはこちら↓↓↓

pawaponist.hatenablog.com

 

そして、「言いたい事が分からない資料」にも大きく分けて3つのタイプがあります。

  1. 情報量が多すぎる
  2. 話にまとまりがない
  3. 必要と感じない

もし、あなたが作る資料が「伝わらないな~」と感じるのであれば、どこに原因があるのでしょうか?

ポイントは「相手目線」

簡単に一つずつ見ていきましょう。

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「情報量が多くて伝わらない資料」対策

情報量が多くて伝わらないのだから、情報量を絞ればいい!

とまぁ、口で言うのは簡単です。

でもいざ、資料作成を行うと「あれもこれも・・・・・・」とどんどん情報が多くなってきます。

そこで生きて来るのが「相手目線」

伝えたい内容(自分から相手)ではなく伝えてほしい内容(相手)を意識してみましょう。

「もし、○○さんだったらこの話では△△のデータを求めて来るだろうな。でも、この□□のデータには興味を示さないだろう・・・・・・」という風に。

 

 

「話にまとまりがなく伝わらない資料」対策

会話で話がまとまらないのはよくあることです。私は。話すの苦手だし。

でも、資料であれば作成中は何度でも見直すことが出来ます。

「話しにまとまりがない」つまり、「論理的構成」になっていないということです。

機会があれば詳しくお話ししますが、SDS法やPREP法など様々な論理構成が知られています。まずはそれをお手本として作り上げるのをお勧めします。

ポイントは「骨格を作ってから順番を入れ替える

  • 「日本の住所のように大きなこと(全体)から小さなこと(詳細)へと話を進める」
  • 「過去から現在・未来へと話を組み上げる」
  • 上の2つを行ってから、再度見直して話の順序を入れ替える。

この流れで資料の構成を作り上げれば、「全く伝わらない」といった事態は防げます。

仕上げに、「相手目線」に立ち、相手が求める情報を強調(肉付け)するとより効果的です。

 

 

「必要と感じない資料」対策

一番難しいのが、「これ、私には必要ないな」と思われないようにすること。

本当は素晴らしい内容の資料なのに、伝え方一つで「不要」と判断されてしまう恐れがあります。では、どうすればよいのか?

これも「相手目線」で考えてみましょう。

「これは○○という点が素晴らしいから欲しくなる(伝わる)はず」

ではなく、

「△△だからこれが欲しい(これはおもしろい)」

 

これを意識するだけでワンランク上の資料になるでしょう。

 

どのポイントも「相手目線」

伝えるべき相手を知り、相手が欲しがる情報を集めて、相手が興味持つような話の流れにするということです。

ま、口で言うのは簡単ですが、なかなか実践するのは難しいです。

焦らず一つずつ意識していきましょう。

 

 

プレゼン資料デザイナー パワポ師のほりでした(*´・д・)ノ