魅せる資料で仕事力アップ!パワポ師ほりの資料作成術ブログ

資料作成術を学ぶことで考え方が変わった。仕事のやり方も変わった。そしたら周りからの評価が上った!そんなパワポ大好きな口下手「パワポ師」が実践している資料作成の考え方やパワーポイントの使い方・テクニックをお伝えします。

パワポって悪い物?いや、パワポは悪くない!

最近良く耳にする、パワポ禁止令

パワポは仕事をダメにする。
パワポで仕事の効率が悪くなる。

 

・・・本当でしょうか。

 

本当に、「パワポが原因」なのでしょうか。
パワポのせいにしていませんか?
パワポが全て悪いのですか?

 

パワポ師としては寂しい話です(´・ω・)


パワポが禁止される理由には、

  • 過度な資料作成による業務圧迫
  • カラフルな資料で枚数が多いため、インク、用紙がかさむ。

といった事が挙げられます。

 

でもそれって・・・
パワポの使い方を間違ってるからではないでしょうか?

 

例えば!
料理をするとします。
調理器具ってたくさんありますよね。
家にたまたまあった「刺身包丁」
何もわからずに、その「刺身包丁」で調理して、レシピのように思ったように切れなかったとします。

じゃぁ、「刺身包丁は駄目だ」となるのでしょうか。

ちゃんとした使い方の知識と技術があれば、「刺身包丁」は素晴らしい包丁のはずです。
(私は上手く使えませんが)

 

とまぁ、上の例が適切かどうかわかりませんが、つまり

パワポの使い方の知識も技術もないのに、悪い結果を全てパワポのせいにしていないか?

という事。

 

パワポは簡単に感覚的に資料を作ることが出来ます。
だからこそ出て来る、パワポで作ってしまう間違った資料・・・それは、

  • 必要以上に作り込んだ、過度な装飾や意味のないアニメーション
  • 必要以上の情報

そんな資料を使えば、プレゼンは必然的に、「スライドの読み上げ」となってしまいます。
そうすると、聞き手との信頼関係も上手く築けるはずもありません。

 

簡単に作れるから、出来るだけ情報はスライドに入れておけば間違いない
という、間違った発想。

 

今まで、学校でやってきた課題のように詰め込めば、量があれば点数が上がったという経験。


だから「情報が多いは正義!」みたいな感じになってしまいます。
情報を詰め込むことを考えているから、要点を絞った資料が作られません。
そんな資料を使った結果、話す方も聞く方も「何が言いたいか・何を言われているのかが、わからない。」といった事が起こります。

 

パワポ(プレゼン資料)はあくまでも話し手の内容を補助する役割

 

読むだけで全てがわかる状態のプレゼン資料は、話し手なんかいらない。
集まって多くの人の時間を使うだけ無駄になる。
読ませるなら配ればいいし、集めて時間を取らせる必要はない。

相手は、読むためにそこにいるのではない。
あなたの話を、聞きくためにそこにいるのです。

 

プレゼン資料の基本的な役割は

  • 話の全体像を示す事(話の立ち位置を示す)
  • 言葉では説明しにくい、複雑な内容を図解・写真として理解を早める事
  • 重要ポイントの提示

それがクリアになってから、演出を兼ねたデザインやアニメーションで「魅せる」事を行う。

 

簡単に作れるようになったから、プレゼン資料を作ることが目的になっている場合が、非常に多い。
どう伝えるのか。
何が必要なのか。

それを考えた上で、スライド資料が必要ないなら別に作らなくて良いと思います。
話に自信があり、全てをうまく伝えられるのであれば、資料はいらないと思います。
私のように、話に不安があるなら、「伝える補助をする」スライド資料を作れば良いのです。


過度な資料作成による業務圧迫が問題ならば

本当に資料が必要なのかを考える

要点を絞ることに注力する

 

カラフルな資料で枚数が多いため、インク、用紙がかさむのが問題ならば

集約などの印刷方法

モノクロでの表現方法(新聞なんか参考になります)

 

パワポを禁止する前に打つ手はたくさんあると思います。

 

パワポを有効に使えればむしろ、表現は豊かになり、より効率的な業務改善も可能です。

 


一流の話し手は、プレゼン資料なしで一流に話します。
そして、プレゼン資料を使っても、一流に話します。
それは、何をどう伝えれば良いのかを理解しているから。

 

一流の話し手じゃないから。
一流に少しでも近づくために。
「伝える補助」ができる資料を武器に、私はプレゼンをします。

 


あなたはどうでしょうか? パワポを使う理由は何でしょう?

 


個人の仕事スキルアップ
組織の業務効率化。

そのために資料作成術(パワポ術)が役立てれば良いなと、思います。

 

プレゼン資料デザイナー
パワポ師のほりでした。

仕事のやり方に悩んだら資料作成術を学んでみて

たかが資料作成。

されど資料作成。

 

  • 私は綺麗に資料を作る事が出来るから大丈夫。
  • 資料なんて普段作らないから自分には関係ない。
  • 飲食だから。工場作業だから。スポーツトレーナーだから。


やりたくない方は、やらなくても別にかまいません。

 

ただ一つ、覚えておいてほしい事は、

「資料作成術を学ぶことは、ただ単に資料作成が上手になるだけではない」

という事。

 

資料作成術には、「仕事の基本」が凝縮されている。
だから、資料作成術を学ぶことをお勧めします。

 

資料作成術で私は悩みを解決し、大きく変わった。
だから、資料作成術を学ぶことをお勧めします。

 


私は、社会人になりたての頃、色々な悩みを抱えていました。
とてもありがちな悩みです。

  • 上手く発言できない。
  • ちゃんと意見が相手に伝わらない。
  • 何を考えれば良いかわからない。
  • 今、目の前の事で精一杯。
  • 自分に自信がない。

などなど。

 

新入社員の時は、出来なくても当たり前。そのうち出来るようになる。と考えていました。が、2年3年と過ぎて行っても、その「そのうち」はやって来ませんでした。

 

かといって、何をすれば良いかわからない。

 

特に、「話しが苦手。人に物事を伝えられない」というのが私の最大の悩みでした。

 

ちゃんと伝えられないから、評価もされないし、成果も出ない。

 

「話し方」の本を買って読んではやってみようと試みるが、どうしても出来ずに、モヤモヤした3年を過ごしていました。


そんなある日、「伝える事は話すことだけではない」と思い至り、伝え方の工夫は「資料作成」へと方向転換しました。


「綺麗な資料は正義!」としていた最初は、やはり受け手の反応は上々。

「綺麗だ」ということに喜んでもらっていました。


しかし、肝心の中身が伴っていない。

そこに気付くには時間はかかりませんでした。

 

自分が綺麗に作った資料。発表しても、話はちぐはぐ。
自分でも何を言っているかさっぱり。

 

綺麗な資料から中身ある資料にシフトしてからは、論理的思考術や構成・図解の作り方など、おもに「頭を使う」部分に関して勉強し始めました。

 

論理的な構成で、かつ綺麗な資料。

 

これで一気に私の評価は上がりました。

 

正しい価値が正しく伝わり、正しく評価されたのです。

 

ただ、資料が作れるようになっただけでなく、思考術も学ぶことで、頭の中が整理できるようになりました。

 

そうすると、最大の悩みだった「話しが苦手」という部分が徐々に薄れてきました。

 

今の仕事の中でも、本質を見極められるような意見も出せるようになり、「資料作成」以外の部分でもちゃんと評価されるようになったのです。

 

  • 論理的に内容を整理する事。
  • 正しく伝えるための構成を考える事。
  • より効果的に見せる手法を学ぶ事。
  • 全体を見通す力。

 

思考力 × 表現力

 

これが、資料作成術を学んで私が身に着けた力です。

 

考えることは何をするにしても、どんな仕事でも必要です。

 

「資料」と一言で表しますが、様々な種類の資料があります。
プレゼン・報告書・日報・メール・手書きメモ・・・
紙になれば、画面に出れば、人に見せるものは全てが資料という考えです。

 

この力で、自分の業務以外から外れたプロジェクトにも参加し、他の業務を通す事でも、「資料作成術は仕事の基本だ」という事を改めて認識しています。

 

たかが資料作成。

されど資料作成。

 

ポイントを得た資料が作れる人は、仕事のポイントをしっかりと押さえている。

 

もし、今自分の仕事のやり方に悩んでいるのであれば是非「資料作成」について学んでみてください。

 

  • 一人ではやりきれない。
  • 何から始めていいかわからない。
  • 本気で学びたい。

 

そんな方々の力になれるように、プレゼン資料デザイナー/パワポ師 ほり は走ります。

 

一人でも効率の良い仕事のやり方を学んで、自分に自信が持てれば。

少しでも評価が上がり、仕事が楽しくなれば。

きっと世の中は変わるはず。

もっと楽しくなるはず。

そんな想いです。

 

是非、チャレンジしてみてくださいね!応援しています!

 

プレゼン資料デザイナー

パワポ師のほりでした!

効率化!インデントを素早く変える!

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箇条書きを使っていると、「インデントを増やす」といった行為が出て来る時があります。

 

一つ目の段落のしたにぶら下げる状態で入れる事。
下の図のようになります。

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上の図では、ポイント3の説明として、説明文1と説明文2が入っている状態です。

さて、これをするにはどうすれば良いでしょう?


これは簡単。

ホームのメニューから段落のグループ内にある上の図みたいなアイコンを選択すればすぐにできます。

 

 

が、私のお勧めはこれ!

 

 

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ショートカットキーを使う習慣がある方は覚えておいても・・・覚えなくてもそんなに変わらないかも。
です。

 

はい。

 

でも、今回、本当にお伝えしたい事はここからです!

 

 

では!次の問題!

 

下の図では「ポイント2」と「ポイント4」の場所が入れ替わっています。
これを元の正しい位置に戻してください。

10秒で。

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出来ましたか?

 

ポイント2をコピーして貼り付けて、ポイント4をコピーして貼り付けて・・・・
(あ、数字の2と4を入力し直すってのは無しで・・・)

 

とても10秒ではできません。

 

でも私はゆっくりやっても6秒で出来ます!


その方法は!

 

Alt + Shift + ↑↓


最初のショートカットを上下に変えるだけです。

選択している文章を上へ下へと移動させることができます!

 

これの良いところは・・・

 

  • 箇条書きの順番をストレスなく入れ替えれる!
  • 箇条書きで考えているときにすぐに入れ替えれる!
  • WordやOutlookでも使える!

特に箇条書きを使うことが多いOutlookなどでは重宝します!

文章を書いて、「あ~おかしいな・・・この文章入替よう・・・」と思った時にサクッと使えます。

 

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私はこれで箇条書きで考える時間が早くなりました。


どうぞ、お試しあれ!

 

プレゼン資料デザイナー
パワポ師のほりでした!!!

「改行と改段落」が段落番号を活かす!

Powerpointだけでなく、Word・Outlookなどにも機能として存在している箇条書き・段落番号。

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ちゃんと使えていますか?
設定するにはホームから段落のグループ内にアイコンがあるので、使ってみてください。

まぁ、ほとんどの人が設定はすぐにできると思います。

 

では、段落番号を付けた状態で、次の行には番号を付けない。その次の行には付ける。といった状態にするにはどのような操作を行っていますか?


例えば、下の図のような状態。

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矢印部分に番号が振られていませんよね?

これを作るには・・・どうすればよいのでしょうか?

 

多くの方は、「番号を消す」といった事をされています。

そうすると、文字の始まりがずれたりしてしまいます。

 


正しいやり方は・・・改行です。

 


「いやいや、改行してるから!」って声が聞こえてきそうです。
講座でもよく聞きます。

 

でも、本当に改行していますか?

 

では、質問。

「どうやって改行していますか?」

 

「Enterを押して改行しています」

 

「残念(´・ω・)」

 

秘密は・・・

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Enterは「改段落」です。
「改行」はShift+Enterなのです!

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改段落はその名の通り、段落を改める。
改行は、行を改める。つまり、段落は変わっていません。

 

もうおわかりですね?

 

段落が変わらない改行をすれば・・・番号が付かないのです。

先ほどの例でいうとこんな感じ。

 

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「ポイント3」の後を改行(Shift+Enter)すると、番号が付かずに次に進みます。
そのまま改段落(Enter)を押すと、ちゃんと続きの数字が自動で反映されています。


いままで

  • 消して揃えていた!
  • 自分で手打ちしていた!(そして番号間違いをしていた)

といった方、やってみてください。

 

後からの編集も楽になりますよ!

 

それでは今回はここまで。

 

 

プレゼン資料デザイナー
パワポ師のほりでした(*´・д・)ノ

伝えるために必要な「相手の未来」

プレゼンテーションの構成を作っているときに、ほとんどの場合に欠けてしまっているのが

「相手にとっての未来のメリット」


性能・機能・サービスの内容だけで勝負していませんか?


競合他社がたくさんいたり、ライバルがいると、どうしても「この商品は○○が優れています!」と売り込みがちです。
そうした場合、やはり価格勝負となって、売れたものの、利益が出ない・・・といった事が多々起こります。

 

どうすれば良いのか・・・例を挙げてみます。


例えば、ここに3本のボールペンがあります。

  • 手にかかる負担が1/2に軽減できるペン
  • 1時間持ち続けても疲れないペン
  • 作業効率が上がり、仕事や勉強の成果が上がるペン

 

3本すべて同じ値段だとしたら、あなたならどのペンを買いますか?

 

 

これは全て同じペンの話です。
違いは、相手への説明の仕方だけです。

 

1本目

この1本目の説明は「手にかかる負担が1/2に軽減できる」となっています。
これは単なるペンの性能・特徴に過ぎません。

 

2本目
手にかかる負担が1/2に軽減できる。
だから、「1時間持ち続けても疲れない」と、性能からくるメリットについて話をしています。
この段階で、なるほど!と購入を検討する人も増えて来ると思います。

 

3本目
手にかかる負担が1/2に軽減できる
だから、1時間持ち続けても疲れない
だから、「集中して作業ができる⇒効率が上がる⇒成果が上がる
といった、未来の姿をイメージさせる話です。
もちろんこれは確約できる話ではありませんし、過剰表現にも注意は必要です。
嘘をアピールするのはもってのほかです。

ですが、この未来を無意識に求める人にとっては、大きな訴求力になります。

 

良い例かどうかわかりませんが、これをうまく利用されているのが、よくある「壺」です。

「この壺を買えば幸せになれる。買わないと不幸になる。」フフフフフ

この壺を買う人は、「壺」が欲しいわけではなく、「幸せ」が欲しいのです。

もちろん、このケースは外的圧力や洗脳なども巧みに利用されているでしょうが・・・
こわいこわい(´・ω・)


過大表現する必要はありません。
提案するサービス・商品を使うと、どうなるのか。どんな未来が約束できるのか?

それを今一度、練り直してみてください。

 

「相手にとっての未来のメリット」

 

これがわかると、伝え方にもグッと説得力が出ます!

ぜひ、チャレンジしてみてください!

 

プレゼン資料デザイナー
パワポ師のほりでした。

「資料を説明してしまうプレゼン」をやめるたった一つの事

 

資料を説明しているプレゼンテーション

 

  • 資料・モニターをずっとみて発表している。
  • 資料に書かれた内容を一言一句読み上げている。

 

こんなことしていませんか?

これ、「資料を説明している状態」です。

プレゼンを行う目的は何でしょうか?


「資料を説明する事」ではないはずです。

 

  • 頑張って作った資料を見てほしい。
  • 緊張して前が見れないから資料を見てしまう。
  • 内容を覚えてないから資料の読み上げをしてしまう。

 

全部、「自分の問題」なのです。

聞いてくれている人に対しての配慮が一切ありません。


構成のアドバイスをするときに、「相手目線でプレゼンを」とよく言います。

 

pawaponist.hatenablog.com

 

構成だけでなく、姿勢からも「相手目線を考えているか」が伝わります。


「資料を説明」するのではなく、「資料で提案を説明」するように心がけてください。


その時のたった一つのポイントは

「自分の言葉で話す」

その為には提案する内容を良く知ることも、練習することも大事です。
コツは、自分の家族や友人に語りかけるような話し方を意識してみてください。


読み上げを聞かされて、聞き手はどう感じるのか。


もう一度、自分のプレゼンを振り返って少しずつ直してみましょう。

必ず成果はでるはずです。

 

とかいう私も、資料に頼ってしまいがちなのですが・・・(´・ω・)

それでも意識をすることで、周りの反応は大きく変わっています。

「目が合う」それだけで説得力・熱意は伝わりやすくなります。

 

ぜひ、チャレンジしてみてください!

 

プレゼン資料デザイナー

パワポ師のほりでした。

 

レバテックキャリア様のまとめ記事に掲載されました!

なんと!

 

なんとなんと!

 

レバテックキャリア様のまとめ記事に、このブログを紹介して頂きました!

おおおおおおおお(σ・ω・)σ パワポ師混乱中。

 

記事はこちら

ライトニングトークをうまくこなすためのプレゼン術

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以下引用です。

ライトニングトークをするとき、パワーポイントでスライドを作り、資料として提示することがあると思います。
しかし、アレもコレもと伝えたいことを詰め込みすぎると、逆効果になってしまうことも…。

そこで、資料作りをするときに、ぜひ読んでほしい記事があります。
プレゼン資料デザイナー・パワポ師のほりさんが書いた、《相手目線でデキる資料を作る「伝わる化」》という記事です。

ここでは、言いたいことが伝わりにくい資料にありがちな、「情報量が多すぎる」「話にまとまりがない」「必要と感じない」の3つの特徴を取り上げて、それらを改善するためのポイントをアドバイスしてくれています。

また、ほりさんが運営している『魅せる資料で仕事力アップ!パワポ師ほりの資料作成術ブログ』には、資料を作る際の考え方やパワーポイントの使い方、テクニックに関する記事などもラインナップ!
聴衆を釘付けにするような魅力的なスライドを作るときの参考になるので、上記の記事と併せてチェックしてみてはいかがでしょう。 

 

なんと素敵な紹介っ!

 

 

紹介された記事

 pawaponist.hatenablog.com

 

 

まだ始めたばかりで(本格的な始動が)、記事もそんなにないですが、これから多くの資料難民を救うべく、更新してまいりますので、よろしくお願い致します!

 

パワポ師のほりでしたっ!